Делопроизводство юриста: бумага или смартфон?

У адвокатов и частнопрактикующих юристов сложилась традиция использования в работе одних и тех же инструментов: ручки, бумаги, бумажного ежедневника, бумажных кодексов и комментариев. Эта традиция передается от опытных адвокатов старшего поколения к начинающим. Удобно ли это сегодня?

Но с развитием технологий появились новые предметы. Сначала персональный компьютер, и юристы перестали стучать на громоздких пишущих машинках. Но его не возьмешь с собой в суд, и ручка с бумагой все еще оставались в приоритете.
  
С появлением ноутбуков очень многие адвокаты заменили ими кипы бумаг и книг, что повысило производительность. Но для копирования документов все еще нужен был ксерокс. И эти ксероксы адвокаты приносили с собой в суд для копирования документов. У меня до сих пор хранится "неубиваемый" переносной ксерокс Canon.

Появились цифровые камеры, и традиция снова изменилась: постепенно все юристы и адвокаты стали использовать их для того, чтобы снять копии с материалов дела. Ноутбуки стали компактнее и их стали использовать все чаще.

Прошло совсем немного времени, и сегодня все перечисленное может заменить смартфон или планшет.  Ежедневник, синхронизируемый с Google, помогает не забывать о событиях, встречах и судах. Камера, достаточная для того, чтобы переснять документы, сейчас есть в любом, даже дешевом смартфоне.

Сделать заметку в электронном виде или записать контакт теперь также намного удобнее, чем искать и доставать ручку и блокнот.  Мало того, сегодня я начинаю писать исковое заявление или жалобу в офисе на компьютере, продолжаю писать этот же документ на айфоне по дороге в суд, и могу закончить дома на Макбуке. Это очень удобно и полезно: иногда очень важно записать мысль сразу, ведь пока бежишь до офиса, можно забыть. Да и очень часто отвлекаешься, перключаясь на другие дела или домашние заботы.

Синхронизируемые в облаке события, заметки и документы не потеряются и всегда доступны с любого устройства. Я уже не говорю о несомненном преимуществе электронной справочно-правовой базы перед тоннами книг (в смартфоне умещаются десятки тысяч законов, практики и других документов, которыми можно моментально воспользоваться в суде). Также давно стало традицией юристов общаться с доверителями в мессенджерах: Skype, Viber и др. Ведь адвокату часто неудобно говорить вслух по телефону.

 Многие адвокаты не доверяют записям в смартфоне, и до сих пор пользуются бумажными ежедневниками, блокнотами и ручкой. Я знаю даже таких, которые до сих пор при ознакомлении с материалами дела не снимают его на камеру, а листают и делают выписки.
Их можно понять, особенно адвокатов с большим опытом. Сформированные годами навыки и привычки очень трудно изменить. Мой отец, например, адвокат с 40-летним опытом, после того, как достаточно быстро сделает ручкой выписки из 20-томного дела, ориентируется в нем лучше молодых адвокатов, которые изучали его месяц в электронном виде.

И я раньше щелкал на пишущей машинке, и пользовался бумажным ежедневником. Потом, когда купил айфон, стал пытаться вести электронный календарь, и было жутко непривычно и неудобно. Дублировал все записи в бумажном ежедневнике. Но прошел месяц, и бумага стала не нужна. Сегодня большая часть делопроизводства у меня ведется в электронном виде. В бумажном только подлинники документов, доверенности, ордера, соглашения и акты.

 Не навязываю, но настоятельно рекомендую: коллеги, переходите на электронное делопроизводство! Сначала будет непривычно, но в дальнейшем Ваша производительность повысится в десятки раз!

 А чтобы Вам было удобнее, на нашем сайте в личном кабинете предусмотрено для этого все необходимое.

 Начиная отношения с доверителем, создайте в разделе личного кабинета "Дела" карточку дела и введите туда всю необходимую информацию:

• контактные данные клиента и других участников дела; 
• наименование суда;
• контакты судей и следователей; 
• фабулу дела; 
• тактику, идеи и заметки; 
• события по делу (можно сделать так, чтобы о событиях Вам при ходило уведомление);
• суммы денег, которые должен оплатить доверитель и сколько оплатил; 
• дайте доступ к делу доверителю и другим юристам по делу. 

Автоматически формируется акт выполненных услуг, который можно сохранить и распечатать (также как и всю карточку дела).

К делу можно прикрепить документы в электронном виде. 

Таким образом, войдя в свой аккаунт, всю записанную информацию и прикрепленные документы можно посмотреть с любого устройства, где бы Вы не находились.

 
Здесь же, в личном кабинете, синхронизируемый с Вашим аккаунтом Google календарь. Так что Вы можете, не уходя с сайта, записать или посмотреть событие.

Предусмотрен справочник судов, судей, следователей, реквизитов госпошлины и др. В этом же справочнике будут находиться записанные Вами в карточках дел клиенты (к клиентам будет доступ только у Вас). Справочник судов и других органов будет пополняться по мере заполнения карточек дел (когда Вы добавляете данные о суде в карточке дела, информация добавляется в справочник).

Есть раздел "Помощь коллег". В нем Вы можете: 

• задать вопрос коллегам - Вам ответит юрист или адвокат, специализирующийся на заданном вопросе, 
• запросить закон или практику (когда что-то нужно, а под рукой нет, или нет времени искать), 
• запросить образец документа по конкретному делу (есть выбор - можно выбрать из списка образцов, а можно написать наименование документа, который Вам нужен).

Я практикующий адвокат, уже давно тестирую новые сервисы в личном кабинете, и сделал в них все, как мне это удобно. Единственный недостаток - на небольших устройствах мелковато, сайт пока не адаптирован. Но сейчас идут работы, и в ближайшее время сайт полностью адаптируется - удобно будет и писать и читать на любом устройстве.

 А пока, уважаемые коллеги, начните пользоваться, вам понравится!

 И прошу Вас, пожалуйста, напишите в комментариях к этой статье: нравятся ли Вам новые разделы, пользуетесь ли Вы ими, что бы Вы хотели изменить или добавить?
Для нас очень важно ваше мнение, не оставим без внимания все пожелания!

 Все, что есть на нашем сайте мы делаем для того, чтобы облегчить ваш повседневный труд!


Автор: Адвокат Михаил Давыдов