какие и как правильно оформить документы на должность зам.ген.директора

Здравствуйте! Я офис-менеджер сейчас замещаю девушку которая в дикрете - могут ли сократить эту должность в её отсутствие?
Меня хотят сделать зам.ген.директора в основном для того чтобы в отсутствие ген.директора я могла подписывать документы - какие и как правильно оформить документы чтобы подписывать бумаги, а вся ответственность лежала на ген.директоре; какой текст должна содержать должностная инструкция зам.ген.директора, чтобы мне потом (если мало ли что прокуратура или налоговая или что-то ещё) не пришлось отчитываться?
Заранее спасибо за оттвет!