Как быстро можно приватизировать квартиру и несут ли ответственность исполнительные лица, которые занимаются приватизацией жилья?

Здравствуйте, Уважаемые юристы!
Проживаем в городе Мегионе в Ханты-Мансийском автономном округе Югра Тюменской области. Сейчас в 2011 году приватизируем 2-х комнатную квартиру долями на три части, прописаны 3- человек (муж, жена и дочь- 17,5 лет), первый раз сдали пакет документов на приватизацию квартиры 03.03.2011 года, документы были приняты, но справки , с прежнего места жительства были приложены в факсовом виде, так подлиники были в пути по почте вот вот на подходе. Случилось так что почта подлинники документов утеряла и мы не смогли приложить оригиналы, это с нашей стороны такая ситуация сложилась. Жилищное управление, которое занималось приватизацией нашей квартиры, работу с документами по неизвестным нам причинам затягивало и не исполняло, даже своевременно не обратило внимание на то, что были приложены документы, отправленные факсом, хотя изначально приняли их именно в таком виде. Нам говорили звонить им каждую неделю и узнавать результаты проведения приватизации, что мы и делали, а ответа, либо каких замечаний в наш адрес не поступало. В конце мая 2011 года жилищное управление сообщило нам, что директор департамента жилищной политики, которая занимается проверкой пакета документов сданных на приватизацию и подписью договоров на приватизацию, ушла в отпуск, а ее заместитель нашими документами заниматься не будет, в связи с ее загруженностью и сказали не переживайте звоните и узнавайте хоть каждую неделю, ждите ,когда выйдет из отпуска директор департамента жил.политики, тогда может быть что то и разрешиться, по срокам нам сказали все будет в порядке, не волнуйтесь. Директор департамента жил.политики вышла из отпуска 04.07.2011 года, рассмотрела наши документы и 11.07.2011 года все вернула нам обратно. Жил.управление заставило нас написать заявление на возврат всего пакета документов как буд то все случилось только по нашей вине, так мы не предоставили своевременно подлинники справок, заставили все забрать назад и сдавать по новой. Снова повторно собрали пакет документов, приватизировать квартиру теперь решили на дочь и мать, так же долями, муж отказался учавствовать в приватизации, из-за сложности сбора документов и справок. Документы сдали 25.07.2011 года. Мать родилась и проживала в г.Грозном в частном доме до мая 1991 года, в г.Грозном началась война и в июне в 1991 году прибыла в Ростов-на дону, училась в Ростовском техникуме « Информатики и вычислительной техники» на дневном отделении с сентября 1991года по июнь 1992 года проживала в общежитии этого техникума, в пакете документов приложила копию диплома, так в данное время, этот техникум уже не существует, все переименовалось и распалось, и такую справку с прежнего места жительства предоставить не смогли. В 1993 году (один год), мать не была прописана нигде. С 1994 года по 1998 год мать и дочь были прописаны и проживали в общежитии г.Ростова-на Дону (все необходимые справки за этот период предоставлены (с Рег.палаты, с БТИ и копия поквартирной карточки с их пропиской), что право на приватизацию квартиры никогда ими, ею и дочерью не использовалось. С 1998 года по настоящее время мать и дочь проживают на севере, в Ханты-Мансийском автономном округе в г.Мегион, все документы за этот период предоставлены в полном объеме, замечаний нет. Далее 15.08.2011 года, три недели спустя после сдачи документов, жил.управление нам сообщает, что так как мать родилась и проживала раннее в г.Грозном, необходимо предоставить справки с г.Грозного. Так же жил.управление сообщило нам, что в середине августа 2011 года, ими был направлен запрос в г.Грозый за подписью главы города Мегиона, якобы они нам оказали огромную помошь , в том, чтобы нам не пришлось самим ехать в г.Грозный и предоставлять необходимые справки, о том что действительно ли мать там проживала и не приватизировала ли там квартиру. Далее 28.09.2011года жил. управление нам сообщает, что ими из г.Грозного получено уведомление, что письмо запрос получили от них, а когда будет ответ на их запрос и будет ли он вообще, так как в тот период там была война, возможно могли и архивы не сохраниться. И действительно ли необходимы такие документы такой давности на мать, если мать на тот момент была еще не совершеннолетней (дата рождения матери 20.04.1974 год)? В данный момент 27.09.2011 года нас снова заставляют забрать весь пакет докуменов и написать, что снова наша вина, так мы не предоставили справки из г.Грозного.В связи сложившейся ситуацией, пошли на прием к начальнику жилищного управления, на приеме у начальника жилищным управлением, при беседе, как лучше решить этот вопрос по приватизации квартиры и по совету начальника жилищного управления, что можно приватизировать квартиру на несовершеннолетнюю дочь 17,5 лет, с разрешения опеки, так из-за сложности сбора документов со стороны матери приватизировать квартиру на мать не удается, мы договариваемся, что по срокам документов, сданных вторично мы успеем заменить и переписать заново заявление на приватизацию квартиры целиком, только на дочь 17,5 лет. В течении одного дня 28.09.2011 года в жилищное управление мы предоставляем справку разрешение с отдела опеки, о том,что мы можем квартиру приватизировать на дочь. При предоставлении справки разрешения из опеки нам снова отказывают у нас ее принять, чтобы приложить к пакету документов сданных повторно, так как сроки тех документов еще действуют, хотя по договоренности с начальником жилищного управления было согласовано, что заменим заявление на приватизацию, тоесть просто перепишем , что приватизироваться будет квартира целиком на дочь, а все документы, которые собирались на нее по срокам еще проходят.В результате так и не удалось ничего решить, заставляют забрать документы, сданные повторно и снова в третий раз собрать все заново на дочь. Проблема в основном в том, что справки, с большой земли достаются с огромными затратами и большим трудом и уже дважды мы понесли такие большие расходы, чтобы предоставить эти справки и сейчас уже просто не уверены, что предоставив в третий раз они нам точно не откажут. Это снова нужно и Ханты-Мансийского округа добираться до г.Ростова –на-Дону, чтобы предоставить справку для дочери так как она родилась в г.Ростове на Дону и только с 3,5 лет проживает в Ханты-Мансийском автономном округе. Подскажите пожалуйста как быть в такой ситуации, как правильно разрешить этот вопрос, несут ли они какую то ответственность за все это? Куда можно обратиться, в какой контролирующий орган, чтобы нам помогли отстоять наши права и помогли приватизировать квартиру?