письмо по договору поставки

Здравствуйте) работаю помощником менеджера по продажам, юрист в отпуске. Шеф дал задание сегодня подготовить письмо клиенту, а я не понимаю как это правильно оформить. Если есть возможность пожалуйста помогите(( Вот что у меня получилось, это будет правильно?:
Данным письмом сообщаем Вам, что по результатам проверки вашего экземпляра акт-сверки у вас не проведены следующие накладные:
1.1....
1.2....
1.3... и тд
а также не верно указанны суммы следующих накладных:
2.1...
2.2...
одна накладная указана ошибочно (это не наша поставка):
3.1..
Прилагаем копии документов 1.1-1.3 с Вашими подписями и печатями, а также дублируем вам оригинальные экземпляры, подписанные с нашей стороны.
Просим Вас в кратчайшие сроки (или до какого конкретного срока,как лучше?) провести у себя все эти документы, на основании этого распечатать новый акт сверки и сообщить нам, когда курьер может подъехать забрать его.
(P.S. Извините если не в ту тему написал)